Boekhouding zelf doen of uitbesteden aan een boekhouder?

Wat je als ondernemer prima zelf kunt

Met de juiste software kun je facturen sturen, uitgaven bijhouden en een eenvoudige btw-aangifte doen, zeker als je als eenmanszaak met een overzichtelijk aantal transacties werkt. Discipline is dan wel de sleutel: bonnetjes direct verwerken in plaats van ze op te sparen, voorkomt een hoop gedoe achteraf.

Ook het bijhouden van een simpele urenregistratie of kilometeradministratie is voor de meeste ondernemers goed zelf te doen, zolang je dit consequent doet in plaats van achteraf te moeten reconstrueren wat er die maanden precies is gebeurd.

Waar het vaak misgaat bij zelf doen

• Btw-tarieven of -vrijstellingen die verkeerd worden toegepast op specifieke diensten of producten
• Kosten die wel of niet aftrekbaar zijn, hier bestaat veel onduidelijkheid over bij startende ondernemers
• Investeringen die verkeerd worden afgeschreven over een verkeerde termijn
• De jaarrekening en aangifte inkomstenbelasting die uiteindelijk toch complexer blijken dan gedacht
• Te laat ontdekken dat de administratie niet meer up-to-date is, waardoor een inhaalslag nodig is

Deze fouten kosten vaak niet meteen geld, maar leveren later extra werk en soms een naheffing of boete op die achteraf duurder uitpakt dan begeleiding vooraf had gekost.

Wanneer een boekhouder zich terugverdient

Zodra je bedrijf groeit, personeel aanneemt, met meerdere btw-tarieven werkt of internationaal zaken doet, wordt het al snel de moeite waard om dit uit te besteden. Een boekhouder ziet ook fiscale voordelen en aftrekposten die je zelf makkelijk mist, en dat weegt vaak op tegen de kosten die je ervoor betaalt.

Ook bij het aanvragen van financiering, bijvoorbeeld voor een investering, is een goed onderbouwde administratie vanuit een boekhouder vaak een voorwaarde die je zelf lastig op orde krijgt binnen een korte tijd.

Een ander moment om na te denken over uitbesteden is wanneer je merkt dat de administratie steeds op de avond of het weekend terechtkomt. Dat is een teken dat het je meer tijd kost dan je bedrijf eigenlijk kan dragen naast de rest van je werk.

Een tussenvorm: zelf boeken, boekhouder laten controleren

Je hoeft niet meteen alles uit te besteden. Veel ondernemers boeken zelf in software, en laten een boekhouder periodiek meekijken en de aangiftes doen. Dit is vaak een goede middenweg tussen kosten besparen en toch fouten voorkomen die je zelf misschien niet had opgemerkt tussendoor.

Een boekhouder die je administratie een paar keer per jaar doorloopt, signaleert afwijkingen vaak vroeg genoeg om ze nog makkelijk te corrigeren.

Waar je op moet letten bij het kiezen

Vraag naar ervaring met jouw type onderneming en sector, of de boekhouder ook proactief meedenkt over belastingvoordelen, en hoe de communicatie verloopt: kun je makkelijk tussendoor een vraag stellen, of hoor je alleen aan het einde van het kwartaal iets van ze.

Een boekhouder die alleen reactief werkt, mist vaak kansen die een proactieve partij wel voor je zou signaleren, bijvoorbeeld rond investeringsregelingen of het moment om over te stappen naar een andere rechtsvorm voor je bedrijf.

Vraag ook naar de software waarmee wordt gewerkt en of die aansluit op wat jij zelf al gebruikt, dat scheelt dubbel werk en fouten bij het overzetten van gegevens tussen verschillende systemen.

Zo pak je het slim aan

• Begin klein: zelf boeken met goede software als je bedrijf overzichtelijk is
• Schakel op naar een boekhouder zodra je groeit of het overzicht kwijtraakt
• Overweeg een tussenvorm met periodieke controle
• Vraag altijd naar ervaring met jouw sector en type onderneming

Via Offertemolen vraag je gratis tot vijf offertes aan bij boekhouders bij jou in de buurt, zodat je kunt vergelijken wie het beste bij jouw onderneming past.